La personne retenue devra fournir un soutien administratif auprès des chargés de projets à travers le processus de gestion de projets, donc de la soumission jusqu’à la fermeture du projet. Elle devra effectuer les tâches suivantes :

• Assister l’estimateur dans la préparation des documents requis pour le dépôt de la soumission;
• Préparer les documents requis pour le projet, chantier comme bureau;
• Préparer le cartable de sécurité selon les directives du chargé de projets et les normes;
• Effectuer les demandes de divers permis;
• Supporter les chargés de projet dans le démarrage de chantiers et l’approvisionnement de chantier (roulotte, clôtures, location, info-excavation, etc.);
• Saisir divers documents dans le système comptable : bons de commande sous-traitants, bons de travail, réquisitions, facturation client, etc.;
• Traiter les divers documents qui reviennent du chantier : bons de travail, feuilles de temps, bons de livraison, rapports journaliers, tests, etc. ;
• Vérifier et préapprouver les factures des sous-traitants;
• Faire le suivi sur l’état/approbations des documents suivants : dessins d’atelier, avis de changement, contrat client et contrats sous-traitants, etc.;
• Effectuer le suivi des locations de chantier;
• Effectuer le suivi des retours de matériaux;
• Supporter le personnel de chantier en cas de besoin;
• Mettre en page des documents et rédiger des lettres, des procès-verbaux;
• Préparer divers documents requis en fin de travaux : manuel d’instructions et d’opérations, manuel d’entretien, manuel de garantie, rapports d’inspection, « mill test », plans tel que construits (TQC), etc.;
• Participer à la collecte de données et fournir la documentation santé et sécurité requise par l’entreprise et les clients;
• Participer à la gestion de la qualité via le processus ISO (envoi sondage satisfaction, enregistrement non-conformités, etc.);
• Supporter le directeur du département au besoin dans certaines tâches administratives;
• Effectuer le suivi des budgets pour les contrats en cours.